Obowiązek ten wynika z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1054, które zmieniło m.in. rozporządzenie (WE) nr 561/2006, rozszerzając zakres jego stosowania na lżejsze pojazdy wykonujące międzynarodowy transport drogowy towarów. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy korzystający z  pojazdów dostawczych lub zespołów pojazdów w transporcie międzynarodowym będą zobligowani wyposażyć je w najnowsze tachografy inteligentne oraz do stosowania przepisów dotyczących czasu prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynków kierowców, na zasadach analogicznych jak w przypadku pojazdów ciężarowych.

Nowe przepisy obejmują wyłącznie międzynarodowy przewóz rzeczy (w tym kabotaż) realizowany pojazdami lub zespołami pojazdów o DMC powyżej 2,5 t do 3,5 t. To oznacza, że każdy taki pojazd wykorzystywany do odpłatnego przewozu towarów poza granice kraju będzie musiał być wyposażony w tachograf, a kierowca będzie zobowiązany do jego prawidłowego używania. Obowiązek ten nie jest uzależniony od daty pierwszej rejestracji pojazdu, co oznacza konieczność doposażenia w tachograf również pojazdów już eksploatowanych.

Zgodnie z art. 3 rozporządzenia (WE) nr 561/2006, zwolnieniu z obowiązku instalacji tachografu podlegają m.in. pojazdy o dopuszczalnej masie całkowitej - wraz z przyczepą lub naczepą - przekraczającej 2,5 tony, ale nieprzekraczającej 3,5 tony, wykorzystywanymi do przewozu rzeczy, w przypadku gdy przewóz nie ma charakteru zarobkowego i jest wykonywany na potrzeby własne przedsiębiorstwa lub kierowcy, a prowadzenie pojazdu nie stanowi głównego zajęcia osoby prowadzącej pojazd. Pełną listę kategorii pojazdów zwolnionych z instalacji tachografu, a co za tym idzie, rejestracji czasu pracy kierowcy określa art. 3 oraz 13 ww. rozporządzenia.

Co ważne, obowiązek montażu tachografu nie obejmuje transportu krajowego – pojazdy oraz zespoły pojazdów o dmc do 3,5 tony wykorzystywane wyłącznie w przewozach krajowych nadal nie podlegają obowiązkowi stosowania tachografów. Instalacja tachografów nie obejmuje również sektora przewozów pasażerskich. Zatem pojazdy mieszczące do 9 osób łącznie z kierowcą, zarówno w transporcie międzynarodowym jak i krajowym nie są objęte obowiązkiem instalacji tachografu. Nowe regulacje nie wprowadzają obowiązku montażu ograniczników prędkości w tych pojazdach. Wymóg instalacji ogranicznika prędkości dotyczy w UE wyłącznie pojazdów ciężarowych (kategorii N2 i N3) o dmc powyżej 3,5 tony oraz autobusów, nie zaś busów do 3,5 tony. Oznacza to, że choć busy w transporcie międzynarodowym będą musiały mieć tachograf, nadal nie ma wymogu prawnego wyposażania ich w urządzenia ograniczające prędkość maksymalną.

Wprowadzenie tachografów w busach o dmc 2,5–3,5 t wiąże się z nowymi obowiązkami dla przewoźników oraz kierowców tych pojazdów. Każdy pojazd objęty wymogiem musi zostać wyposażony w homologowany cyfrowy tachograf zgodny z najnowszym standardem (tzw. inteligentny tachograf drugiej generacji G2V2). Montaż urządzenia powinien zostać wykonany w autoryzowanym serwisie tachografów, który zalegalizuje i skalibruje urządzenie zgodnie z przepisami. Każdy kierowca powinien posiadać kartę kierowcy. Warto zadbać i odpowiednio wcześniej złożyć wniosek o wydanie karty do Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych (PWPW). Obowiązkiem pracodawcy jest przeszkolenie z obsługi tachografu kierowcy. Brak umiejętności obsługi urządzenia może skutkować błędami i naruszeniami, za które przewidziano kary (np. mandat za nieprawidłową obsługę tachografu). Kary mogą być również nałożone na zarządzającego transportem lub inną osobę odpowiedzialną np. za wyposażenie kierowcy w kartę kierowcy.

Przepisy zobowiązują przewoźników do regularnego pobierania danych z tachografów oraz kart kierowców i przechowywania ich przez określony czas. Dane z tachografu powinny być pobierane co najmniej raz na 90 dni, a dane z karty kierowcy – co 28 dni. Zgrane pliki z tachografu i kart należy archiwizować w bezpieczny sposób przez minimum rok. Podczas kontroli drogowej lub w przedsiębiorstwie, brak lub nieterminowy odczyt będzie traktowany jako poważne naruszenie przepisów transportowych.

Wprowadzenie tachografów w tzw. „busach” będzie jednoznaczne z obowiązkiem przestrzegania norm czasu prowadzenia i odpoczynku. Kierowcy pojazdów o dmc 2,5–3,5 t poruszających się w transporcie międzynarodowym zostaną objęci takimi samymi regulacjami czasu jazdy, przerw i odpoczynków, jak kierowcy samochodów ciężarowych. Oznacza to m.in. limit 9 godzin jazdy dziennie (z możliwością przedłużenia do 10 godzin dwa razy w tygodniu), obowiązkową przerwę 45 min po maksymalnie 4,5 godz. ciągłej jazdy, minimalny odpoczynek dobowy 11 godzin (z pewnymi odstępstwami) oraz odpoczynki tygodniowe (45-godzinne regularne lub skrócone min. 24-godzinne co drugi tydzień). Niestosowanie się do limitów czasu prowadzenia pojazdu i odpoczynków będzie skutkować karami nakładanymi zarówno na kierowcę, jak i na przewoźnika.

Obowiązki przewoźnika w zakresie ewidencji i rozliczania czasu pracy kierowców pozostaną takie same, jak w przypadku kierowców pojazdów powyżej 3,5 t. Pracodawca będzie zobligowany prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców, uwzględniając wszystkie godziny jazdy, inne prace, dyżury oraz okresy odpoczynku, zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców. Rozliczanie wynagrodzeń powinno odbywać się według tych samych zasad. Kontrole w przedsiębiorstwie będą obejmowały również dokumentację czasu pracy kierowców pojazdów dostawczych pod kątem zgodności z przepisami.